今日を乗り切るExcel研究所

Excel に働かされていませんか

Excel シートを素早く切り替えたい (2/2)

今回はワークシート探しの効率化を探る記事の2回目です。「名前」を活用したシート間移動ができないか検討します。また、シート名を「名前」に登録するマクロを作成します。

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「名前の定義」で「ブックマーク」

Excel にも Web ブラウザの「ブックマーク」のような機能があればだいぶ便利です。

Excel にそのような機能自体はありませんが、「名前」がその代りとして使えるかもしれません。

Excel でいう「名前」とは、セル範囲につけられるタグのようなものです。

本来「名前」は、数式で使う参照先を、"A1:C20" のようなセル参照の代わりに、"価格"のようなデータ内容を表す名称をつけることで、数式の意味を分かり易くするために用意された機能です。

「名前」はそれだけでなく、定義済みの名前を指定してその参照先へ移動することもできるのです。 「名前」を流用すれば、シートのブックマーク的な使い方ができるはずです。

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Excel シートを素早く切り替えたい (1/2)

今回は、複数のシート間を素早く移動する操作方法について調べました。 記事が長くなったため、2回に分けて掲載します。

ワークシート探しに時間をかけたくない

Excel のワークシート数が増えてくると、シート間の移動に手間取るようになってイライラします。 シートをバタバタとめくって探しまわしたり、見出しタブのスクロールを凝視してシート名が出てくるのを待っている時間は本当に人生のムダ使いです。

シートを追加するのはとても簡単なので、増やしすぎないよう日頃から注意するのが基本です。

個人的には実用上、1ワークブックあたり数シートが限界かなと思っています。 人によっては1ブック1シートと潔く割り切って使う流儀もあるようです。

とはいえ、共有フォルダなどにあって、みんなで使うような Excel ファイルはそうもいかず、どうしても大量シートになりがちです。

何かの管理や定義をしたりするようなファイルは数十シートになることがザラにあり、 時には100シート超級にまで育ってしまった巨大ブックに出くわすこともあります。

シート間の行ったり来たりで作業効率も下がりますが、シート探しに費やす時間だけでも足し合わせれば馬鹿になりません。

本当は Excel の機能として、目次やシート名検索、移動履歴や「戻る」、ブックマークなどが提供されることを期待したいのですが、 シート操作まわりの使い勝手は、Excel が新しくなっても、なかなか向上されてこなかったところです。

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Excel 一覧表の階層をツリーでパカパカしたい

今回は、Excel アウトライン機能を使って、階層的な一覧をツリー状に折りたためるようにする手順を調べます。また、項目の内容から自動でアウトライン化するマクロも紹介します。

Excel で管理してますか

個人的に、 Excel で作られた「〇〇管理表」や「××一覧」といった長いシートが非常に苦手です。

管理項目がズラッと並んだ長大なシートをスロールしながらセルを埋めていると、 次第に脳が空転しはじめて内容に集中できなくなり、ハッと気が付いたら夕方になっていたりしますが、それは筆者だけでしょうか。

理由はわからないのですが、一覧の内容だけの問題ではなく、単に大量の文言が一度に視野に入るだけで、集中力を削ぐ心理的効果があるように思います。

大抵の長い一覧表は項目見出しが階層的に整理されています。 せめて、見なくてもいい範囲は隠せるようにツリー表示でパカパカと折りたためれば、そこだけに集中して進められ、早く帰れるはずです。

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Excelを右クリックから読み取り専用で開きたい

今回は、Excelファイルを読み取り専用で開く方法その2です。読み取り専用 Excel ショートカットや読み取り専用ファイル属性を利用した方法を検討し、そのためのバッチも紹介します。

本当に知りたかったのは?

以前本ブログで、「 開いている Excel ブック」を読み取り専用に切り替える方法を紹介しました。

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この記事は、ひと気のない当ブログにしてはけっこうなアクセス数があるようです。 自分的にはかなりマイナーな話題だと思っていたので、ちょっと意外な気がしています。

本当にその内容に需要があったのでしょうか。 実は単に Google などで検索した時のキーワードがかぶっていただけで、本当に読者が知りたかったことからすれば期待外れの記事だったのではないでしょうか。 タイトルもちょっと紛らわしかったかもしれません。

検索で来た人が本当に知りたかった/やりたかったことが何なのかは分かりませんが、Excel を読み取り専用で開く方法に関連したありそうな話題について、もういくつか掘り下げてみようと思います。

  • 右クリックからの「読み取り専用で開く」を使いたかった
  • 読み取り専用の Excel ショートカットを作成したかった
  • Excel ファイルを読み取り専用にしたかった
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Excel で CSV ファイルを「0落ち」や「文字化け」なしで開きたい

今回は、Excel で CSV ファイルを開くと起きる「0落ち」や「文字化け」に対処するため、「クエリ エディター」を使う方法を紹介します。 また関連して、CSV ファイルを再読み込みするマクロを作成します。

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Excel の CSV 問題とは

Excel の CSV ファイルを読み込む時の昔からあるやっかいな問題として、一番よく遭遇するのはいわゆる「0落ち(ゼロ落ち)」と「文字化け」でしょう。

「0落ち」は、「00123」のような0詰め番号が数値の「123」になってしまう現象で、Excel がデータを数字列を数値に変換するために起こります。 同様に勝手に自動変換されるデータに「カッコ付き数字」、「住所の番地」、「全角数字」などがあります。 もっと言えば「セルの書式設定」の「表示形式」にあるパターンにマッチするデータ表現はどれも自動変換で壊される可能性があります。

「文字化け」はテキストエンコーディングが標準の「UTF-8」であるテキストファイルの文字を Excel が読み違えるために起こる現象です。 「UTF-8」というのは現在主流の国際標準規格ですが、Excel は(というより Windows は)、同じ UTF-8 でも「BOM 付き UTF-8」と言う特殊な方式を採用していて、逆に標準の UTF-8 ファイルを開くとわざわざ文字化けさせるのです。

UTF-8 の変換については別記事にもしました。

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これらの問題は本当に余計で迷惑なことで、全国 Excel ユーザイライラ度ランキンクトップ3以内には入っていると思います。

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